чек лист для организатора выставки

Главная / Блог / Статьи / Информационные / чек лист для организатора выставки с описанием основных информационных задач

Чек-лист организатора выставки

Организация выставочного мероприятия - это длительный и непростой процесс. Подготовка некоторых мероприятий может длиться несколько месяцев. Организатор должен учитывать и контролировать множество факторов, текущие показатели, состояние реализации, готовность участников, объектов инфраструктуры и многое другое.
Наш опыт участия в выставках показал, что можно сформировать относительно стандартный чек-лист, который позволит организатору не запутаться и не упустить из виду основные информационные задачи в процессе подготовки и во время проведения Выставки.

Мы сформировали сводную таблицу задач информационного значения, для каждой из которых описали общие требования, способы и механизмы по решению каждой задачи. В некоторых случаях задача закрывается публикацией информационного сайта, в некоторых - мобильного приложения для посетителей, отдельные задачи - действиями менеджеров организатора выставки.

При этом большинство задач можно автоматизировать на уровне информационной системы, поддерживающей проведение выставки. В частности, наша платформа Выставка онлайн позволяет автоматизировать большинство процессов информационного сопровождения выставки: от публикации сайта и мобильного приложения с полной информацией о мероприятии, до поддержания актуальных событий и личных кабинетов участников. Выставка онлайн предоставляет площадку, с помощью которой организатор выставки может самостоятельно наполнить информационный контент и не заботиться о технических деталях.

До начала выставки

Задача Выставка онлайн
1 Формирование идеи и замысла выставки
Организаторам выставки необходимо сформировать документ с определением выставки.

2 Брендинг мероприятия
Разработать бренд-бук и дизайн-макет мероприятия, приобрести доменное имя для сайта выставки, опубликовать лендинг-сайт выставки


3 Публикация сайта выставки
1. Сайт должен иметь возможность настраиваться и наполняться информацией без участия разработчиков, т.е. Менеджерами Организатора выставки.
2. Мобильные приложения должны быть опубликованы для основных платформ iOS, Android, WP.
3. мобильное приложение выставки должно автоматически обновлять информацию с сайта без перевыпуска в Магазинах приложений.

4 Данные на нескольких языках
Для международных выставок необходимо обеспечить возможность публикации всей информации на различных языках.


4 Публикация общих данных о выставке, времени, месте проведения
1. Необходимо разработать сайт выставки и опубликовать основные данные о выставке.
2. SEO/SMM-продвижение сайта выставки для получения максимальной аудитории.

5 Поиск участников и рассылка приглашений
1. Необходимо привлечь максимальное количество участников, для этого необходимо организовать почтовую рассылку в организации-участники предыдущих мероприятий и потенциальным участникам.
2. Опубликовать сайт выставки и проводить SEO/SMM-кампанию: реклама в медийной сети, в поиске, в соц.сетях

6 Публикация условий участия
Публикация на сайте выставки официальной информации об условиях, стоимости участия, месте проведения, сроках, графике проведения различных этапов и др.

7 Формирование и публикация программы мероприятий
1. Необходимо сформировать и опубликовать на сайте демонстрационную, деловую, выставочную, конкурсную и другие программы мероприятия.
2. При необходимости - организовать голосование за отдельные мероприятия программы
3. Разослать участникам и потенциальным участникам письмо с программами.
4. Персонально довести зарегистрированным участникам официальные программы, например, через личный кабинет участника на сайте выставки или лично
5. Обеспечить возможность изменения программы без привлечения разработчиков сайта выставки

8 Формирование списка выступающих представителей, спикеров
1. Необходимо сформировать список выступающих из приглашенных спикеров, из представителей организаций
2. Собрать отзывы и согласовать участников, например, через личные кабинеты на сайте выставки или лично

9 Информирование об услугах
1. Необходимо на сайте выставки опубликовать список услуг Организатора, список услуг Подрядчиков (например, изготовление стендов)
2. Разослать по почтовой подписке заинтересованным участникам список услуг
3. По запросу предоставить типовые договора на оказание услуг - через личный кабинет участника на сайте или лично

10 Информирование о трансфере, питании, гостиницах, парковке и др.
1. Необходимо заранее опубликовать на сайте выставки информацию о способах подъезда, вариантах питания до и во время мероприятия, возможности бронирования гостиниц, парковочных мест, о расположении важных организационных мест (администрация, КПП и др.)
2. Персонально предоставить всем зарегистрированным участникам информацию через менеджера или личный кабинет на сайта

11 Продажа билетов и регистрация участников
1. Официально на сайте опубликовать правила покупки/продажи/получения билетов
2. Организовать онлайн-продажу билетов
3. При необходимости активации билетов, реализовать это через сайт выставки
4. Учет и статистика продаж билетов
5. Онлайн-регистрация бизнес-участников с одновременным выставлением счетов и договоров на услуги, например, через личный кабинет на сайте выставки

12 Подписание официальных документов с участниками
Каждый участник должен получить комплект документов и подписать - через личный кабинет участника на сайте или лично через менеджера
13 Публикация печатной продукции
1. Опубликовать на сайте выставки и в личных кабинетах участников информацию о печатной продукции
2. Собрать всю общую информацию о выставке, информацию об организаторах и спонсорах, обо всех участниках (с их уникальными данными)
3. Сформировать все данные от участников в единую форму для публикации
4. Печать в типографии
5. Публикация PDF-материалов онлайн на сайте выставки
14 Печать бейджей
1. Собрать данные о представителях со всех участников для печати бейджей, например, через личный кабинет на сайте выставки. Предоставить возможность участникам дополнять и изменять данные о представителях
2. Напечатать бейджи

Во время проведения выставки

Задача Выставка онлайн
1 Информирование посетителей о трансфере, питании, гостиницах, парковке
1. Публикация на сайте публичной информации обо всех услугах
2. Информирование в мобильном приложении выставки
3. Информационная поддержка на сайте

2 Публикация информации о каждом участнике, его экспонатах
Отдельные страницы (разделы) для каждого участника выставки с описанием экспонатов, представителей, фото и видео-материалами, ссылками на сайт участника, информация о размещении на выставке.

3 Корректировка программы выставки
Необходимо предусмотреть возможность быстрой корректировки программы администрацией выставки без привлечения разработчиков сайта (демонстрационной, деловой, …)

4 Информирование участников об услугах
1. Информирование всех участников выставки о доступных услугах в процессе мероприятия
2. Персональная информационная рассылка в процессе выставки
3. Персональные уведомления об услугах через личные кабинеты на сайте и через мобильное приложение

5 Публикация новостей
1. Организатор должен иметь возможность публикации официальных новостей
2. Участники по отдельной договоренности должны иметь возможность публикации собственных новостей
3. Доступ к новостям должен быть организован для всех пользователей: сайт и мобильные приложения
4. Обеспечить возможность персональной рассылки новостей (например, информ.агенствам)

6 Облегчение посетителям навигации по выставке и получения любой интересующей информации
1. В процессе выставки посетители должны иметь возможность найти любую информацию об участниках, услугах (питание, трансфер и др.).
2. Печать и размещение информационных банеров или информационных киосков по территории выставки

7 Организации контрольно пропускного режима
1. Автоматизировать процесс проверки билетов на входе
2. Обеспечить возможность зарегистрироваться и получить билет при входе на выставку

8 Организация службы поддержки клиентов и участников выставки
В процессе выставки должна быть организована горячая линия по обслуживанию посетителей и участников: по телефону, через сайт, через мобильное приложение

9 Реклама организаторов и спонсоров
Организаторы и спонсоры должны получить несколько точек публикации информации о них: сайт, печатная продукция, рассылки.

10 Онлайн-трансляция выставки в интернет

1. Выбрать подрядчика для обеспечения онлайн-трансляции событий выставки
2. Обеспечить предоставление онлайн-трансляции на сайте выставки и в мобильных приложениях
11 Почтовая рассылка с новостями и событиями зарегистрированным пользователям

1. Организовать почтовую рассылку подписанным пользователям информационных сообщений через личные кабинеты на сайте выставки


После завершения проведения выставки

Задача Выставка онлайн
1 Медиа галерея выставки
Официальный раздел сайта с фото и видео-информацией о выставке. Позволяет ознакомиться с основными значимыми моментами выставки и играем имиджевую роль для привлечения новых участников.

2 Новостная рассылка участникам
Рассылка зарегистрированным пользователям новостной информации после выставки, а также приглашений на последующие мероприятия.



Приведенные задачи чек-листа являются типовыми для общего набора выставочных мероприятий, но могут изменяться под требования конкретного мероприятия.
Большинство организаторов выставок самостоятельно планируют процесс подготовки и проведения выставки. Мы надеемся, что наша информация будет полезна организаторам как еще один дополнительный источник информации.

Вместе с тем, отдельно хотелось бы отменить уникальность продукта Выставка онлайн, который представляет из себя "коробочное" решение, полностью закрывающее большинство информационных задач выставочного оператора, связанных с поддержкой сайта и мобильных приложений. Использование нашего решения позволит максимально упростить процесс подготовки выставки и уменьшить стоимость информационной поддержки.