Чек-лист для организаторов и разработчиков сайтов выставки

Главная / Блог / Статьи / Информационные / Чек-лист для организаторов и разработчиков сайтов выставки

Чек-лист для информационной системы выставки

Загрузка плеера...

В процессе анализа и разработки информационных систем для выставок мы встречали различные варианты реализации. При этом опыт общения с организаторами выставок показывает, что большинство организаторов имеют одинаковые потребности и требования к сайту / мобильному приложению.

Мы собрали типовой чек-лист для разработчиков сайтов, занимающихся созданием сайтов выставки или подобных мероприятий. По нашему мнению, качественный портал выставки должен включать все составляющие данного списка.

Кроме того, сегодня стандартом де-факто является наличие официального бесплатного мобильного приложения выставки. Приложение должно быть реализовано для всех популярных платформ (Android, iOS) и предоставлять всю основную информацию сайта, а также обладать дополнительными “персональными” возможностями для посетителей выставки. Например, позиционирование на карте/схеме выставки, персональные уведомления, возможность заказа такси и др.

Полный перечень данных возможностей мы реализовали в нашем продукте Выставка онлайн. Продукт включает портал выставки (публичный сайт и CRM для управления) и мобильное приложение для посетителей/участников. Система уже использовалась на крупных выставках и подтвердила свою состоятельность.

Типовой набор требований к информационной системе выставки:

Общая информация о выставке

Информационный раздел с полной информацией о мероприятии, тематическом направлении, месте и времени проведения. Позволяет сориентироваться пользователям узнать основную информацию о выставке в пределах одной страницы текста.

Раздел должен быть наполнен до начала выставки.

Условия участия и Руководящие документы

Наравне с общей информацией, раздел условий участия - основной информационный раздел сайта для участников. Здесь должна быть собрана вся регламентная информация о мероприятии.

Раздел должен быть наполнен до начала выставки.

Контактная информация и данные об организаторах

Информация об организаторах: юридические данные, адрес офиса, контактные телефоны по различным направлениям, ФИО контактных лиц.

Раздел должен быть наполнен до начала выставки.

Информация об организаторах, спонсорах, партнерах

Отдельный информационный рекламный раздел с описанием всех организаторов, спонсоров. Раздел может представлять собой таблицу с банерами и логотипами организаций.

Раздел должен быть наполнен до начала выставки.

Карта / схема выставки

Обязательный раздел для посетителей выставки. Позволяет сориентироваться на местности и помогает в поиске интересующего места.

Наиболее удобный вариант для сайта - это реализовать конструктор схем, который позволит создавать любые конфигурации и схемы выставочных площадей.

Раздел должен быть наполнен до начала выставки.

Каталог участников

Информационный раздел с данными обо всех участниках. Пользователям должны быть доступны удобные функции поиска и фильтры по различным вариантам: по названию, алфавиту, первым буквам, направлениям деятельности и др.

Каталог - это основной рекламный раздел сайта выставки, т.к. позволяет продемонстрировать все организации, которые оплатили участие.

Раздел должен быть наполнен до начала выставки.

Отдельные страницы для каждого участника

Информационная страница с информацией о каждом участнике. Каталог участников позволяет в целом сориентироваться среди всех представителей, отдельная страница об участнике - это детальная информация об организации: логотип, полное и сокращенное название, направление деятельности, описание деятельности и услуг, экспонаты, представители, статьи и публикации по теме, фото и видео-материалы.

По сути, это - лендинг страница каждой организации.

Опциональный раздел.

Раздел должен быть наполнен до начала выставки.

Экспонаты

Информационный раздел с описанием экспонатов, товаров или услуг участников.

В рамках сайта экспонаты могут быть сгруппированы по организациям, по тематическим разделам, по алфавиту или др. При этом у пользователей должен быть удобный механизм поиска и просмотра.

Каждый экспонат должен включать: фото, описание, видео (опционально).

Экспонаты - это важный рекламный раздел сайта, позволяющий продемонстрировать участников выставки и уровень мероприятия в целом.

Раздел должен быть наполнен до начала выставки.

Тематические разделы выставки

Информационный раздел, формируемый на этапе подготовки к выставке. Организаторы должны изначально сформировать тематические разделы, чтобы участники могли заявить свое участие в одном или нескольких.

На сайте тематические разделы - это каталог, позволяющий пользователям удобно просматривать состав участников и выполнять поиск. Это дополнительный вариант поиска и доступа к страницам организаций.

Раздел должен быть наполнен до начала выставки.

Расписание мероприятий и программа выставки

Описание демонстрационной, выставочной или любой другой программы. Описание должно включать расписание мероприятий, время и место проведения, участников. Правильно - дополнять описание кратким информационным наполнением, фото/видео, которое поможет пользователям сайта понять смысл события.

Удобным является механизм персонального выбора пользователем интересующих мероприятий. В этом случае посетители смогут сформировать собственный график посещения выставки.

Раздел должен быть наполнен до начала выставки, но может корректироваться в процессе.

Новости

Информационный раздел с официальными новостями мероприятия. Этот раздел интересен как посетителям, так и средствам массовой информации.

Раздел наполняется информацией перед, в процессе и после выставки.

Информация об услугах организаторов выставки

Основной рекламный раздел для организаторов выставки. Позволяет описать все дополнительные услуги, способы и варианты их получения. Услуги должны быть доступны всем потенциальным участникам.

Обязательный раздел.

Раздел должен быть наполнен до начала выставки.

Информация об услугах подрядчиков и сторонних фирм

Основной рекламный раздел для подрядчиков выставки. Позволяет описать все дополнительные услуги, способы и варианты их получения. Услуги должны быть доступны всем потенциальным участникам.

Раздел должен быть наполнен до начала выставки.

Опциональный раздел.

Регистрация и продажа билетов

Регистрация включает две составляющие: участников и посетителей.

Регистрация участников - это аккредитация представителей и регистрация организаций. Наличие такой системы регистрации является большим преимуществом CRM выставки и позволяет автоматизировать процесс подготовки мероприятия и уменьшить нагрузку на менеджеров. Для регистрации участников должны быть предоставлены средства самостоятельной регистрации участников, средства для контакта с организаторами.

Регистрация посетителей - это, как правило, продажа билетов. Раздел регистрации посетителей должен включать исчерпывающее описание процесса регистрации, варианты, стоимость участия и варианта приобретения билетов. Правильным является возможность онлайн бронирования и (или) приобретения билетов.

Раздел должен функционировать до начала выставки.

Возможность заказа пропусков, бейджей

Все участники и посетители выставки должны иметь персональные пропуска и бейджы. Как правило, печать и распределение пропусков/бейджей выполняется организаторами оффлайн и передается персонально участникам/посетителям. Часто, это вызывает давки и скопления людей, ошибки персонала и различную неразбериху.

Портал выставки должен автоматизировать процесс заказа и получения пропусков/бейджей. Для этого должен быть раздел сайта, где пользователи регистрируют информацию о себе и получают на электронную почту электронную версию пропусков/бейджей. При отсутствии почты должна иметься возможность персонального заказа через менеджера.

Раздел должен функционировать до начала выставки.

Опциональный раздел.

Медиа галерея

Информационный раздел сайта, содержащий официальные медиа-данные с выставки. Наличие медиа-галереи позволяет поднять привлекательность мероприятия, т.к. посетители сайта смогут оценить уровень и качество проведения мероприятия без непосредственного присутствия. Кроме того, медиа-информация необходима для SMM-продвижения выставки с сетях.

Раздел должен наполняться в процессе выставки.

Личные кабинеты участников и менеджеров

Персональный раздел пользователей: посетителей и участников. В личном кабинете должна храниться информацию о пользователей (ФИО, другие данные), персональный выбор мероприятий, данные о приобретенных билетах, информация о регистрации, контакты персональных менеджеров, личное файловое хранилище для документов, чат с менеджерами выставки.

Личный кабинет менеджера выставки - это элемент CRM портала. В личном кабинете менеджер должен иметь информацию о пользователях, их статусах, их персональных данных, возможность личного общения с пользователями.

Онлайн-поддержка организаторов выставки

В процессе подготовки и во время проведения выставки и пользователей возникает множество вопросов: от проезда и регистрации до конкретных технических проблем. Все вопросы должны обрабатываться службой поддержки организаторов. Минимально - это должен быть Call-центр выставки. Но удобным механизмом является онлайн-поддержка клиентов. Ответы на большинство вопросов пользователи должны получать на сайте выставки.

Более того, много вопросов имеют общий характер. В этом случае раздел с часто задаваемыми вопросами (FAQ) решает много проблем.

Раздел должен функционировать до начала и в процессе выставки.

Многоязычный интерфейс

Хорошей практикой проведения международных мероприятий является поддержка сайта на языках участников. Минимально, это - русский, английский.

Все основные разделы: общая информация, условия участия, контакты, разделы, программа, карта выставки - должны быть представлены на нескольких языках.

Возможность редактирования всех разделов из административной панели

Портал выставки по определению должен меняться постоянно до начала и в процессе выставки. Поэтому наиболее правильный способ - использование CRM, с помощью которой контентом будут управлять сами менеджеры организатора выставки без привлечения разработчиков сайта.

Редактироваться должно все: меню, статьи, основные страницы, каталог участников, разделы, программа, схема выставки и др.

Статистическая информация по регистрациям участников и посетителей

Система управления выставкой должна предоставлять организаторам всю статистическую информацию по сайту: количество пользователей, количество регистраций, распределение по менеджерам, количество запросов менеджеров, количество участников, подрядчиков, экспонатов, представителей и др.

Эта информация позволяет организатору оценить количественные показатели работы выставки с целью учета при проведении последующих выставок.

Информационная рассылка участникам и зарегистрированным пользователям

Одной из задач организаторов является своевременное информирование участников и посетителей о событиях, акциях. Наиболее понятный и часто применяемый способ - это почтовые информационные рассылки.

Информационная система выставки должна предоставлять возможность отправки информационных сообщений (например, результат регистрации пользователя), рекламных и информационных сообщений (новости, акции, деловая информация).

Чтобы пользователи не считали рассылку информационным спамом, сайт должен поддерживать возможность персонального управления подпиской через личный кабинет и возможность отписаться от сообщений в самих письмах рассылки.

Реклама отдельных участников

Организаторы всегда предоставляют дополнительные услуги по рекламе участников. Это может быть отдельное отображение в каталоге, на карте, в информационной рассылке.

Для обеспечения возможности рекламирования, портал выставки должен предоставлять возможность управления рекламой на сайте и в мобильных приложениях.

Хранение файлов (мой диск)

Функция хранения файлов - удобный механизм безбумажного документооборота. В процессе подготовки и во время выставки участники, менеджеры, посетители вынуждены сталкиваться с большим количеством документов: договора, контракты, рекламные буклеты, фото/видео-материалы и др. Целесообразно предоставить всем пользователям удобный механизм хранения файлов непосредственно на сайте выставки.

Интеграция с мобильным приложением выставки

Вся информация о выставке должна быть представлена как на сайте выставки, так и в мобильном приложении для посетителей. Наличие мобильной версии сайта - не всегда удобный способ получения информации и пользователям удобнее пользоваться приложением в телефоне даже при отсутствии стабильного доступа в интернет.

Сайт выставки должен иметь API, позволяющий интегрировать с ним мобильное приложение для посетителей и участников.

Аналитика по использованию сайта

Информационная система сайта должна формировать стандартный набор аналитической информации: количество визитов, география, демография и др. Самый простой способ - использовать сервис Google Analytics или Яндекс.Метрика.

Собранная информация позволит оценить количественные показатели работы системы, эффективность, оценить достижение целей и конверсию.

Адаптивный web-интерфейс

Стандартов де-факто для современных сайтов является адаптивная верстка, которая позволяет корректно отображать сайт на любых устройствах: от десктопного компьютера до мобильного телефона. При этом физически работает один сайт без мобильных версий.


Данный набор требований не является обязательным для всех выставочных мероприятий. Однако, реализация этих функций положительно влияет на качество проведения выставки, имидж мероприятия и позволяет организатору автоматизировать решение многих организационных задач.

Мы готовы развернуть информационную систему для Вашей выставки с полным набором вышеописанных возможностей (и даже больше). Вам достаточно оставить заявку на сайте smartexpo.online и мы выполним всю работу по информационному сопровождению выставки для Вас.